10 порад Microsoft Excel, які повинен знати кожен користувач

Microsoft Outlook, Microsoft Word та Microsoft Excel - це три важкі ваги в пакеті Microsoft Office. Нещодавно ми показали вам найкращі функції, які повинен знати кожен користувач Microsoft Word, та кілька порад щодо підвищення продуктивності Outlook. У такому ж дусі ми зараз розглянемо основні поради Microsoft Excel, які повинен знати кожен користувач.

Microsoft Excel - це стандартний додаток для електронних таблиць. Microsoft Excel 2016 - це величезна рогалиця інструментів, які дозволяють вам маніпулювати, упорядковувати, аналізувати та форматувати дані в електронній таблиці. Хоча Excel є життєвою силою багатьох корпоративних офісів, дослідницької фірми та фінансового обладнання, Excel може бути однаково зручним та потужним для повсякденних користувачів. Незалежно від того, ви домашній користувач, який керує домашнім бюджетом, власник малого бізнесу, який керує товарно-матеріальними товарами, або вчитель школи, який щодня відвідує, Excel полегшить ваше життя, якщо ви навчитесь ним користуватися. Давайте перевіримо ці поради.

Основні поради для Microsoft Excel 2016

1. Змініть розмір стовпців і рядків

Висота та ширина комірок Excel за замовчуванням навряд чи відповідає одному розміру. Швидше за все, вам потрібно буде відрегулювати ширину стовпця та висоту рядка, щоб вмістити дані. Для цього натисніть стовпчик або рядок, виберіть вкладку « Головна », а потім натисніть кнопку « Формат » у групі « Осередки» . Виберіть, чи бажаєте ви регулювати висоту чи ширину.

Введіть суму і натисніть кнопку ОК. Стовпець або рядок слід налаштувати на точне вимірювання.

Ви також можете вручну змінити розмір стовпців і рядків за допомогою миші. Помістіть вказівник миші між стовпцем або рядком, натисніть ліву кнопку миші, спостерігайте за плаваючою кулькою, потім перетягніть та розгорніть, поки не буде досягнуто потрібного розміру.

І ось зручна порада: просто двічі клацніть правою межею стовпця, щоб автоматично розмістити ширину даних.

2. Додавання або видалення стовпців, рядків або комірок

Якщо вам потрібен додатковий стовпець, рядок або комірка, ви можете легко вставити його за допомогою команд Вставити та Видалити комірки. Натисніть кнопку Вставити в групі Осередки, а потім оберіть відповідний варіант.

Ви також можете видалити стовпчик із однієї групи; натисніть меню Видалити, а потім виберіть відповідну дію.

Цю ж дію можна виконати клацанням правою кнопкою миші на стовпчику або рядку комірок.

Докладніше про видалення порожніх комірок в Microsoft Excel.

3. Заморожувати панелі

Якщо ви хочете прокручувати електронну таблицю, не втрачаючи уваги на певній частині аркуша чи даних, функція Freeze Panes - це ідеальний спосіб зробити це. Виберіть рядок або стовпець, де дані починаються на аркуші.

Перейдіть на вкладку Перегляд, натисніть меню « Заморозити панелі», а потім - « Заморозити панелі»

Під час прокрутки ваші заголовки чи стовпці залишаться видимими.

4. Зміна вирівнювання тексту в клітинках

Якщо вам потрібно створити реєстр або мітки, ви можете скористатися діалоговим вікном Форматування комірок для налаштування вирівнювання тексту всередині комірок. Виберіть клітинки, до яких ви хочете застосувати форматування, клацніть правою кнопкою миші на виділеній кнопці та натисніть кнопку Форматувати комірки… .

Перейдіть на вкладку Вирівнювання, а потім за допомогою миші змініть орієнтацію тексту або введіть значення. Задовольнившись, натисніть кнопку ОК.

Текст у клітинках тепер буде виглядати похилим.

5. Використовуйте захист комірок для запобігання редагуванню області електронної таблиці

Якщо ви ділитесь робочою книжкою з іншими користувачами, важливо не допустити випадкових редагувань. Існує кілька способів захистити аркуш, але якщо ви просто хочете захистити групу комірок, ось як це зробити. Спочатку потрібно увімкнути Protect Sheet . Клацніть меню Формат, потім натисніть Захистити аркуш . Виберіть тип модифікацій, яким ви хочете не допустити інших користувачів. Введіть свій пароль, натисніть кнопку ОК, потім натисніть кнопку ОК для підтвердження.

Зробіть вибір рядків або стовпців, які ви хочете не допустити до редагування інших користувачів.

Клацніть меню Формат, а потім натисніть Заблокувати клітинку .

Кожен раз, коли користувач намагається внести зміни; вони отримають таке повідомлення про помилку

Щоб захистити всю електронну таблицю, перегляньте нашу статтю щодо інструкцій щодо застосування шифрування та паролів до електронних таблиць Excel та файлів Office.

6. Застосувати спеціальне форматування до чисел та валюти в клітинах

Якщо вам потрібно застосувати певне значення валюти або визначити десяткове місце для чисел у вашій таблиці, ви можете скористатися вкладкою " Числа" у діалоговому вікні " Формальні клітини" . Виберіть номери, які ви хочете відформатувати, клацніть правою кнопкою миші кнопку вибору та виберіть вкладку Числа. Виберіть валюту у списку категорій, а потім виберіть кількість десяткових знаків та формат валюти.

7. П'ять основних функцій Excel, які ви повинні знати - сума, середня величина, макс., Хв., Кількість

Велика справжня сила Excel полягає у його функціях та формулах. Основні функції дозволяють робити швидкі математичні операції, тоді як розширені функції дозволяють вам розчавити кілька серйозних чисел та виконати складний аналіз. Як і всі повинні знати канати форматування в Word, ви також повинні знати найпопулярніші функції в Excel.

Сума - обчислює загальну кількість діапазону комірок.

Середня - обчислює середнє значення діапазону комірок.

Макс - обчислює максимальне значення в діапазоні комірок.

Min - обчислює мінімальне значення діапазону комірок.

Count - обчислює кількість значень у діапазоні комірок, уникаючи порожніх або комірок без числових даних.

Ось як ви використовуєте функцію. Введіть мітки для чисел, для яких слід створити розрахунок. Перейдіть на вкладку Функції, а потім виберіть категорію функції, яку ви хочете застосувати. Натисніть кнопку Вставити функцію в групі Бібліотека функцій або натисніть Shift + F3 на клавіатурі. Виберіть потрібну функцію або скористайтеся функцією Пошук функції та натисніть кнопку ОК.

Виявивши функцію, виберіть її та натисніть кнопку ОК .

Внесіть будь-які відповідні зміни в обчислюваний діапазон, потім натисніть кнопку OK, щоб застосувати функцію.

8. Створюйте та маніпулюйте діаграмами

Характерною особливістю Microsoft Excel, створення діаграм, дозволяє візуально представити ваші добре сформовані дані. Excel робить процес дуже легким; виділіть діапазон даних на аркуші, виберіть вкладку Вставити, а потім натисніть кнопку Переглянути всі графіки .

Перейдіть на вкладку Усі діаграми, а потім перегляньте список стилів діаграм.

Ви також можете навести курсор на зразок, щоб переглянути попередній вигляд діаграми. Після задоволення натисніть кнопку ОК, щоб вставити діаграму в електронну таблицю. Якщо ви хочете зберегти його на окремому аркуші, виберіть діаграму, натисніть « Перемістити діаграму», виберіть «Новий аркуш» та натисніть « ОК» .

9. Розкрийте формули

Якщо ви хочете перевірити обчислення у своїй робочій книжці, розкриття ваших формул - це спосіб це зробити.

Перейдіть на вкладку Формули, потім натисніть Показати формули, розташовані в групі аудиту формул .

Тепер ви можете легко перевірити формули, використані на вашому аркуші, а також роздрукувати їх. Це прекрасний спосіб знайти помилки або просто зрозуміти, звідки беруться цифри.

10. Максимізуйте параметри друку під час друку великих робочих книжок

Електронні таблиці чудово працюють на великих широкоекранних моніторах, але іноді може знадобитися роздрукувати робочу книжку. Якщо ви не будете обережні, то можете в кінцевому підсумку витратити багато паперу на щось, здебільшого нечитабельне. Excel піклується про це за допомогою параметрів друку за лаштунками, які дозволяють налаштувати розмір та орієнтацію сторінки. Електронні таблиці найкраще друкувати на папері законного розміру, використовуючи пейзажну орієнтацію.

Якщо вам потрібно відрегулювати поля, щоб вмістити додаткову інформацію на одному аркуші під час друку, натисніть кнопку Показати поля в правому куті вкладки друку за лаштунками.

Потім ви можете використовувати поля для налаштування стовпців, щоб відповідати будь-яким даним, які можуть переливатися на іншу сторінку.

Якщо ви не можете отримати всі дані на одній сторінці, скористайтеся діалоговим вікном "Налаштування сторінки", щоб зробити подальші коригування. Меню масштабування може допомогти вам зменшити розмір тексту, щоб він краще підходив. Намагайтеся не масштабувати занадто сильно, оскільки ви хочете, щоб текст був розбірливим.

Ви також можете скористатися тим самим діалоговим вікном, щоб заправити електронну таблицю із заголовком та колонтитулом, якщо потрібно.

Отже, це погляд на основи, які повинен знати кожен користувач Excel. Якщо ви хочете перейти до деяких додаткових тем, ознайомтеся з нашими попередніми статтями щодо використання таких функцій, як функція VLOOKUP, зведених таблиць, додавання водяного знака до ваших робочих книжок або використання вбудованого калькулятора. Отримали улюблену функцію або економити час в Excel? Розкажіть нам у коментарях.